Analiza
Na analizę (ang. processing) składa się ścisła procedura decyzyjna, oparta na założeniach:
- Rozpocząć analizę od chwili początku koszyka. Allen proponuje rozpoczynać od chwili ostatnich spraw, wg zasady LIFO,
- Zajmować się spośród trudem jedną sprawą jednocześnie,
- Nigdy nie wstawiać niczego wstecz aż do koszyka.
Kluczowe pytania, jakie obejmuje rozbiór wiążą się spośród decyzją:
- czy dana sprawa wymaga jakiejś akcji? (ang. Is it actionable?)
- jeśli nie, możliwe są następujące działania:
- przeniesienie aż do archiwum
- przeniesienie na listę "być przypadkiem / w przyszłości" (ang. someday/maybe)
- wyrzucenie aż do śmieci
- jeśli tak, jakie jest następne rzecz związane spośród tą sprawą? (ang. What's the next action?) - zaś mając to rzecz określa się decyzje
- zrobić to (jeśli zajmuje mniej niż dwa minuty)
- wydelegować to dla innej osoby
- odłożyć to
- do kalendarza, jeśli rzecz zostało precyzyjnie określone czasowo
- do listy następnych zadań, ażeby zostało wykonane tak rychło w charakterze to znaczy możliwe
Zasadnicza jest przepis dwóch minut: jeśli uformowanie czegoś zajmuje mniej niż 2 minuty, trzeba to uczynić od chwili razu, zaś nie przenosić tego zadania aż do dalszego etapu.