Porządkowanie
Porządkowanie (ang. organizing) zadań, będących efektem poprzedniego etapu zapewnia prawidłową organizację pracy.
Następne zadanie (ang. next action) owo najmniejsza cząstka pracy gotowa aż do wykonania natychmiast, nie posiada wewnętrznych kroków. Zadania powinny znajdować się zorganizowane podług kontekstu ich wykonania, w ten maniera tak aby w razie wykonania jednego zadania, być wyposażonym niedaleko i inne. Przykładowe konteksty to:
- przy komputerze
- w biurze
- w domu
- na mieście
- telefony aż do wykonania
- agendy (na zjazd z określoną osobą)
Projekt (ang. project) owo każda "dziura" w zobowiązaniach, która wymaga wykonania więcej niż jednego zadania. wszelki projekt ma obowiązek być wyposażonym przypisane choć jedno następne zadanie.
Np. projektem możebny "Napisanie raportu", oraz kolejnymi zadaniami "Zadzwoń aż do Tomka w sprawie terminu", "Zrób powierzchowny plan". Listy zadań i projektów mogą znajdować się utrzymywanie fizycznie w programie komputerowym, owo znaczy pisane ręcznie.
Specjalne rodzaje list to:
- Zadania oczekujące (ang. waiting for) - w przypadku wydelegowania zadania aż do innej osoby),
- Być być może / w przyszłości (ang. someday/maybe) - zadania owo znaczy projekty, co aż do których nie podejmuje się współcześnie żadnych zobowiązań
Allen ogranicza funkcję kalendarza wyłącznie aż do przypominania o zadaniach, które muszą znajdować się wykonane w danym momencie.